Johdon assistentti

Hei sinä johdon assistenttityön ammattilainen Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan yleishallinnon tuki hakee kokenutta johdon assistenttia vakituiseen työsuhteeseen 1.10. alkaen tai sopimuksen mukaan.Tehtävä alkaa määräaikaisena ja jatkuu 1.3.2027 lukien vakinaisena työsuhteena.Yleishallinnon tuki tuottaa sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan hallinnolliset johdon assistenttipalvelut ylimmälle johdolle ja yleisassistenttipalvelut sekä henkilöstö-, talous- ja tietohallintoon liittyvät assistenttipalvelut. Yleishallinnon tuessa tehtävä työ on hallinnollista asiakaspalvelutyötä, jossa palvelua annetaan kaikille toimialan palvelukokonaisuuksille. Yleishallinnon tuki yksikkönä on työntekijämäärältään suuri, jossa onnistut osana kollegiaalista työyhteisöä. Palvelu tuotetaan sisäisenä ostopalveluna. Hallinnollisena esihenkilönä toimii tiimin tiimipäällikkö.Johdon assistenttien tiimissä työskentelee 8 johdon assistenttia, joiden tehtävänä on tukea organisaatiomme ylintä johtoa. Johdon assistentit sijaistavat toisiaan. Toimit tiiviissä yhteistyössä perhe- ja sosiaalipalvelujen johtajan kanssa varmistaen sujuvan arjen ja tehokkaan johtamisen tuen. Yhteistyökumppaneitasi ovat johdon assistentit sekä sisäiset ja ulkoiset sidosryhmät.Työtehtäviin sisältyy toimialan ylimmän johdon assistenttipalvelut, asianhallintaprosessin asianohjaus sekä prosessinseuranta, kokous- ja seminaarijärjestelyt, taloushallintoon, sopimushallintaan ja henkilöstöhallintoon liittyvät tehtävät sekä järjestelmien käytön ohjaus ja neuvonta.Tehtävässä korostuu luottamuksellisten tietojen huolellinen käsittely.Työtehtävien hoitamisessa käytetään pääasiallisesti Microsoft Office-ohjelmien lisäksi useita eri Helsingin kaupungilla käytössä olevia tietojärjestelmiä kuten Ahjo, P2P, Bosti, Valtti, Sarastia, Helbit, Onni ja Timecon.Tehtävän hoitaminen edellyttää hyvää suullista ja kirjallista englannin kielen taitoa, ruotsi ja muut kielet katsotaan eduksi.Onnistut tehtävässä, mikäli olet palveluhenkinen ja parhaimmillasi muuttuvissa tilanteissa. Kommunikoit selkeästi eri sidosryhmien kanssa ja toimit luontevasti organisaation edustajana. Jos nautit tehtävistä, joissa yhdistyvät organisointi, viestintä ja koordinointi, tämä tehtävä on sinua varten!Työpiste sijaitsee Kallion virastotalossa, osoitteessa Toinen linja 4 A, 00530 Helsinki.Tarjoamme sinulle mielenkiintoisen ja vaihtelevan työn lisäksi laajat koulutus- ja kehittymismahdollisuudet. Kaupungin työntekijänä voit hakea vuokra-asuntoa Auroranlinnalta, jonka asunnot ovat markkinatasoa edullisempia ja työntekijöidemme asuntohakemukset etusijalla.Koska elämä ei ole pelkkää työtä, meillä huolehditaan myös työn ja vapaa-ajan tasapainosta. Saat käyttöösi Epassi Flex -kokonaisuuden sisältäen liikunta-, kulttuuri-, työmatka- ja hyvinvointiedut. Etua voi saada korkeintaan 550 euroa kalenterivuodelta. Käytettävissä oleva saldo määräytyy työsuhteesi pituuden perusteella. Lisäksi käytettävissäsi on lounasetu. Saat käyttöösi henkilöstöetuna myös kaupunkipyörän ja voit halutessasi vierailla kaupungin työntekijöiden omalla virkistyssaarella.Hakuajan päätyttyä, kutsumme osan hakijoista videohaastatteluun, jonka jälkeen osa videohaastatteluun osallistuneista kutsutaan henkilökohtaiseen haastatteluun. Varaudu ottamaan haastatteluun mukaan henkilöllisyystodistus ja työ- ja tutkintotodistukset.Valitun henkilön tulee antaa suostumus turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisen henkilöturvallisuusselvityksen tekemiseen.Kelpoisuusehdot:Soveltuva korkeakoulututkinto (esim. tradenomi) tai vastaava aikaisempi opistotasoinen tutkinto tai soveltuva ammatillinen tutkinto, esim. merkonomi tai muu soveltuva koulutus.Suomen kielen hyvä suullinen ja tyydyttävä kirjallinen taito.Lisäksi edellytämme: itsenäistä ja oma-aloitteista työotetta hyvää paineensieto- ja organisointikykyä hyvää asiakaspalveluasennetta useiden asiakokonaisuuksien samanaikaista hallintaa kykyä toimia sujuvasti moninaisissa vuorovaikutustilanteissa useiden eri tietojärjestelmien hallintaa ja hyvää tietoteknistä osaamistaLuemme eduksi:Kokemuksen henkilöstö-, talous-, ja yleishallinnon toimistotehtävistä, Helsingin kaupungin sosiaali-, terveys- ja pelastustoimialan organisaation tuntemuksen ja kokemuksen Ahjo-järjestelmän käytöstä